Semaine 8
16/05/16 - 19/05/16
Nous avons reçu une nouvelle demande d’une entreprise internationale basée en Inde, à Mumbai (Bombay). Il s’agit d’un groupe de 200 personnes qui souhaite effectuer un séjour incentive « Bangkok-Pattaya » ou « Bangkok-Phuket » du 30 Juin au 3 Juillet 2016 en hôtel 4****. Leur email manquait d’informations et de plus, ils nous imposaient un délai très court de 2 jours pour créer l’offre. Nous leur avons répondu qu’il nous était impossible de leur faire une proposition en 2 jours ; contacter les prestataires pour obtenir des devis demande un délai. La cadre MICE qui travaille sur les mêmes projets que ma tutrice nous a confié cette proposition. Nina (l’autre stagiaire) a pris en charge les deux jours sur Bangkok et moi les deux jours à Pattaya.
Le client nous a envoyé un nouvel email précisant que le groupe était en fait de 900 pax. Nous étions donc un peu décontenancées et la cadre MICE également. Je lui ai suggéré de les appeler directement pour obtenir de manière définitive toutes les informations manquantes mais elle a refusé car elle ne voulait pas appeler en Inde (coût téléphonique trop important). Elle les a contactés par email et finalement ils ont décidé de nous confier le séjour « Bangkok-Pattaya » pour un groupe de 200 pax ; leur requête restait encore assez floue et le budget par personne relativement faible (de 6371 THB) compte tenu des prestations qu’ils attendent (hôtel 4 ****, visite des deux villes en 4 jours. Je n’étais pas sûre qu’on puisse respecter leur budget malgré les négociations avec les prestataires.
En effet, le premier devis d’un hôtel 4**** reçu me proposait, malgré une baisse du prix, un tarif de 3800 THB/nuit/pax (petit-déjeuner inclus). Nous (Nina et moi) avons pris l’initiative de contacter des hôtels 3***.
J’ai eu quelques difficultés à trouver des restaurants capables d’accueillir 200 pax. Dans la semaine mon client m’avait précisé que finalement il ne souhaitait que des restaurants indiens. Je pense qu’on pouvait lire sur mon visage un sentiment de colère ^^.
En ce qui concerne les excursions, j’ai créé un programme. J’ai contacté des prestataires responsables d’activités (ex : contact du responsable des entrées d’un site), des autocaristes mais également des agences de voyages basées à Pattaya.
J’ai reçu des devis de plusieurs hôtels et j’ai pu sélectionner 3 hôtels**** : « le Amari Garden Pattaya Hotel**** », « le Centra Maris Resort Jomtien**** » et « le Holiday Inn Pattaya Hotel**** » car ils répondaient à leurs attentes et surtout à leur budget. La cadre MICE nous a montré comment remplir la grille de cotation de l’entreprise.
Après avoir bataillé pour obtenir des devis auprès des prestataires, j’ai réussi à finaliser mon produit en respectant la politique de l’entreprise (4 jours maximum pour envoyer une offre au client). J’ai pu enfin réaliser un PowerPoint (proposition à destination du client). Je dois l’avouer, j’étais assez fière de moi ;)
